Come gestire, decidere, delegare, ottimizzando i tempi e senza usare email? Solitamente ogni giorno si perde più tempo nella ricerca e organizzazione delle mail, convogliandole in cartelle e sottocartelle, esplorando a ritroso tutta la corrispondenza, piuttosto che nel prendere poi le decisioni. Tutto ciò è profondamente sbagliato perché quel tempo può essere ridotto a ZERO liberando risorse per una migliore gestione aziendale.

Noi abbiamo smesso. Smettere è possibile: provaci anche tu!

Per effettuare questa rivoluzione bisogna iniziare a implementare tecniche di Agile Management, e per farlo bisogna partire da una piattaforma che strutturalmente ne consenta l’applicazione. Se Atlassian Jira è la Regina delle piattaforme a livello industriale (con relativi costi  non banali di esercizio) Slack è la Principessa delle soluzione adatte alle PMI, poiché viene fuori A COSTO ZERO.

Slack è la piattaforma di Agile Management che utilizziamo per gestire i processi di progettazione e sviluppo e produttivi interni a Geofelix.

Le email sono una spina nel culo, sono il DEMONIO in persona. Prima di leggerle devi trovarle. Poi devi sperare di averle lette tutte, senza averne persa manco una su quell’argomento anche se qualcuno ha cambiato oggetto della mail. Devi sperare di essere in copia a tutte le mail. Devi sperare che le abbiano lette tutti gli altri. Poi devi sperare che tutti si ricordino quanto letto quando compieranno il loro lavoro, o che vadano a rileggersi tutte le mail.  Questo accade normalmente nelle aziende. E questi sono i problemi che uno strumento come Slack elimina alla radice.

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Cosa è Slack? Come funziona Slack? Come comincio a usare Slack? Perché se uso Slack gestisco l’azienda senza mandare e ricevere mail? Perché con Slack si fanno meno errori?

Slack è un software che puoi iniziare a usare gratuitamente in versione base. Le funzionalità della versione base sono comunque incredibili e sono ottimali sia per un uso desktop, che per un uso mobile (l’app è veloce e compatibile con tutti i dispositivi). Ti starai chiedendo: cosa è Slack?
Secondo una definizione molto semplificata possiamo dire che Slack è una Chat. Tuttavia le meccaniche di questa chat sono orientate al business e al teamwork. Puoi creare vari team di lavoro invitando i vari membri a partecipare e puoi organizzare il lavoro nei minimi dettagli sfruttando i cosiddetti canali: il canale ha un argomento, e all’interno del canale si discute solo di quell’argomento. Ogni membro del team può essere invitato a far parte di un canale, ma non ne fa parte automaticamente. La discussione avviene sempre in tempo reale.

I vantaggi di un sistema di comunicazione in tempo reale sono tangibili: domande e risposte hanno ritardo azzerato rispetto alle email; tutte le persone coinvolte nel progetto leggono e non perdono informazioni importanti sempre, non può capitare che qualcuno si dimentichi di cliccare sul tasto “rispondi a tutti”!

1 cliente/prodotto/progetto = 1 canale:

Su Slack ogni progetto, o eventualmente sezione di progetto, ogni linea di produzione, ogni dipartimento, hanno un canale apposito. Ad esempio in Geofelix abbiamo un canale per ogni azienda cliente, all’interno del quale si parla solo dei lavori in corso per quel cliente. 1 cliente = 1 canale. Ma la suddivisione potrebbe essere: 1 prodotto = 1 canale.

Non ci sono scelte giuste a priori, va analizzata la miglior struttura per ogni singola azienda. Se vuoi ne possiamo parlare insieme!

All’interno del canale non si cazzeggia e non si discute per arrivare a prendere delle decisioni: si comunicano istruzioni, si assegnano compiti (task), si notifica la fine di un task, si notificano impedimenti, si chiedono spiegazioni. Il motivo per cui non si discute né cazzeggia è perché altrimenti Slack diventa come un qualunque gruppo whatsapp: NO BUONO perché dispersivo! Se serve discutere di qualcosa lo si fa su un apposito gruppo whatsapp o telegram fra le persone coinvolte. Su Slack verrà riportato l’esito della discussione e dei meeting con gli eventuali compiti, e chi dovrà far cosa viene taggato nella sezione che gli compete.

come creare un canale privato su slack

Non tutti vedono tutto. Ma chi comanda si. E si becca tutte le notifiche:

I canali su Slack possono essere creati come pubblici o privati, ma ai fini della gestione aziendale è sempre bene che i canali siano privati, e vengano invitati come partecipanti solo le persone coinvolte in quei compiti. Il motivo non è tanto il fatto di tenere segrete le informazioni, quanto il fatto che partecipare a molti canali per forza di cose aumenta il volume di notifiche e non ha senso subire inutili interruzioni, che creano inoltre confusione e dubbi su chi deve portare a termine materialmente i compiti.

Esempio Pratico di suddivisione in funzione del prodotto. L’amministrazione ha come prodotto la corretta tenuta dei conti:

Azienda composta da 10 persone e 2 linee di prodotto. 1 titolare, una segretaria, 2 amministrativi, 4 tecnici, 2 venditori.

  • Il titolare e la segretaria gira e volta devono sapere tutto, per cui vedono tutti i canali.
  • Ogni prodotto ha un canale dedicato: 2 prodotti = 2 canali prodotto.
  • I 2 tecnici senior vedono entrambi i canali prodotto.
  • I 2 tecnici junior vedono solo il prodotto in cui lavorano.
  • Il canale di amministrazione è visibile anche agli amministrativi (ricorda, il titolare vede tutto).
  • Se necessario si crea un canale legato ad acquisti e forniture, visibile a titolare, segretaria e all’addetto acquisti.
  • Idealmente ogni prodotto ha un suo canale di vendita. In questo canale se necessario possono partecipare anche i tecnici senior, qualora serva supporto tecnico ai venditori.
  • Seguendo questa filosofia ogni altra funzione aziendale avrà un canale slack popolato solo dai cosiddetti “stakeholders”, ovvero le persone davvero interessate all’oggetto di discussione.

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ATTENZIONE: Come detto in Geofelix abbiamo preferito una suddivisione puramente legata all’end market, in cui cioè ogni cliente rappresenta un canale poiché i nostri clienti tendono a usufruire di molti dei nostri servizi contemporaneamente: sito web, gestione social, grafica e stampa cartacea, per cui non avrebbe avuto senso una suddivisione con un canale per la creazione di siti web, un canale per la grafica, un altro per i social… Sarebbe stato un calderone poco ordinato. A seconda quindi del modello di business aziendale si determina la suddivisione più opportuna. 

canali di sviluppo su slackRicerca e sviluppo, crescita individuale, l’azienda come cliente di sé stessa:


In Geofelix inoltre esiste tutta una serie di canali specifici dedicati agli ambiti in cui abbiamo deciso di sviluppare innovazione.
In quel caso i canali rappresentano più che altro una banca dati di link e note a risorse utili. Studiandoli e un domani sfruttandoli si effettua formazione costante e così anche i prodotti migliorano, e al contempo possono nascerne di nuovi. Anche la comunicazione di Geofelix ha un suo canale dedicato, in tal caso Geofelix è il cliente di se stessa, cioè usufruisce dei suoi stessi servizi: proprio come per i clienti esterni quindianche questi interventi vanno organizzati, assegnati e portati a termine.

 

Strumenti a disposizione all’interno del canale:

Il canale al suo interno offre una serie di utili strumenti.

PIN MESSAGE:

Questa funzione serve per mettere in evidenza un messaggio all’interno del canale. Grazie alla funzione Pin Message i dati cruciali restano sempre in evidenza e a vista in un box apposito, anzichè dover cercare in un archivio sterminato di email. Per usare con successo Slack le istruzioni per eseguire un compito devono essere sempre inviate come un messaggio che va pinnato, in cui si tagga il destinatario. Come nella foto qui sotto.

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CONDIVIDERE FILE:

Un’altra funzione di Slack è la possibilità di condividere file direttamente nel canale per orientare meglio il work in progress e per ricevere feedback dai colleghi o dal cliente stesso. Basta un drag & drop per caricare tutti i file come ad esempio JPEG, PDF e così via. HAI FINITO DI CERCARE IN QUALE EMAIL STA IL MALEDETTO ALLEGATO! Gli allegati stanno tutti a disposizione, sempre, nel box apposito.

 

File condivisi nel canale su Slack

 

REMINDER DI UN MESSAGGIO IMPORTANTE:

Se vuoi Slack ti fa impostare anche un Reminder di un messaggio importante che puoi programmare scegliendo tra varie opzioni di tempo da un minimo di 20 minuti, fino ad una settimana.

APPLICAZIONI COLLEGATE:

Google Drive e Dropbox sono integrati con Slack: puoi caricare file nella cartella condivisa e linkarli qui senza bisogno di aggiungerli nel canale, risparmiando tempo e spazio. E queste sono solo due delle applicazioni che si integrano con Slack.
Slack ti permette infatti di fare conference call via Skype, integrare Telegram, gestire MailChimp e di rivedere i dati di Analytics, questo solo per citare alcuni dei software che si possono integrare.

 

Insomma, per noi Slack è fondamentale e come vedi ti semplifica enormemente la vita al punto che non possiamo più farne a meno. Anzi, nonostante io abbia comprato un software a pagamento, sono poi tornato indietro a usare questo!

Il mio consiglio è quello di prendere seriamente in considerazione di implementare Slack in azienda per aumentare l’efficienza aziendale.
Magari inizia con un progetto di test e prova a vedere come ti trovi. Anche se sono certo che difficilmente tornerai indietro!
Se hai bisogno di consigli per impostare un utilizzo pilota con Slack per la tua azienda scrivimi pure. Sarò felice di darti supporto 🙂

Ricorda: noi abbiamo smesso con le email. Smettere è possibile e puoi riuscirci anche tu!
Se vuoi un’aiuto per farlo scrivimi a sales@geofelix.com
o utilizza il modulo di contatto qui sotto.


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